管理組合の個人情報保護
最近、管理組合の個人情報保護について質問を受けることが多くなりました。国が標準管理規約で、マンション住民の区分所有者名簿、居住者名簿の整備を管理組合に求めていることもその一因でしょう。 平成２９年５月に改正個人情報保護法が施行され、個人情報を取り扱う「全ての事業者」に適用されることとなりました。「権利なき社団」であるマンション管理組合もまた例外ではありません。同様にＮＰＯ法人、自治会や同窓会なども対象です。
個人情報取り扱いの基本は、知りうる立場で得た個人の情報は、本人の承諾なしに利用したり、他人に漏らしたりしてはならないというものです。 管理組合の理事や役員は、住民の個人情報を知り得る立場で業務をしています。そして管理会社の社員や管理員も 同じ立場で仕事をしています。
さらに個人情報の漏洩や滅失に対する管理も問われます。マンションの管理事務所や管理室は、個人情報を扱う書類が保管されており、情報満載のパソコンがあったり、住民に関するメモが掲示してある場所です。本来、関係者以外入室禁止の場所です。管理室に元理事や自治会役員が出入りしているマンションがありましたが、これはアウトです。心して注意してください。（管理規約に「個人情報取り扱い細則」を制定しておくと良いでしょう）
居住者名簿のために個人情報を取得する場合には、その情報の利用目的をできる限り特定しなければならない（個人情報保護法第15条第1項）とされています。利用目的はあらかじめ公表しておくか、個人情報を取得する前に本人に通知する必要があります。
名簿の取得にあたっては、提出は任意であるとしたうえで、突然の事故、入院、認知症、孤独死や災害などの非常時に緊急連絡するために用いると、明確な利用目的を公表しておくと良いでしょう。
個人情報の取り扱いに関する法令に基づくルールや規定の主なポイントは以下の通りです：
個人情報の定義と利用目的の特定
- 「個人情報」は、生存する個人に関する情報で、氏名や生年月日、個人識別符号などが含まれます。
- マンション管理組合は、個人情報を取り扱う際には利用目的を特定しなければなりません。
利用目的による制限
- マンション管理組合は、原則として本人の同意なしに、特定された利用目的を超えて個人情報を取り扱うことはできません。
不適正な利用の禁止
- 違法な行為を助長し、または誘発するおそれのある方法での個人情報の利用は禁止されています。
適正な取得
- マンション管理組合は、偽りや不正手段により個人情報を取得することはできません。本人の同意を得ずに要配慮個人情報を取得する場合も例外的な条件があります。
取得に際しての利用目的の通知等
- 個人情報を取得した場合は、速やかにその利用目的を本人に通知する必要があります。
個人データの安全管理
- マンション管理組合は、個人データの漏えいや滅失の防止のために必要な安全管理措置を講じなければなりません。
第三者提供の制限
- 原則として、本人の同意なしに個人データを第三者に提供することはできません。ただし、例外的な条件がある場合があります。
保有個人データとその取り扱い
- 「保有個人データ」は、特定の権限を持つ個人データであり、その取り扱いに関する事項は公表されなければなりません。
本人の権利の保障
- 本人は、保有個人データに関する利用目的の通知や開示、訂正・追加・削除、利用の停止・消去などの請求を行うことができます。
これらは原則を簡単にまとめたものです。
これらの規定は、個人情報の保護と適切な取り扱いを確保するために設けられています。
詳しくは政府広報オンラインの個人情報保護のサイトをご覧ください。
https://www.gov-online.go.jp/useful/article/201703/1.html
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